Додержання письмової форми є обов'язковим:
при організованому наборі працівників;
при укладенні трудового договору про роботу в районах з особливими природними географічними і геологічними умовами та умовами підвищеного ризику для здоров'я;
при укладенні контракту;
у випадках, коли працівник наполягає на укладенні трудового договору у письмовій формі;
при укладенні трудового договору з неповнолітнім;
при укладенні трудового договору з фізичною особою;
в інших випадках, передбачених законодавством України.
При укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати: паспорт або інший документ, що посвідчує особу; копію довідки про присвоєння ідентифікаційного коду; трудову книжку; у випадках, передбачених законодавством, також: документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію); довідку про стан здоров'я; інші документи.
Укладення трудового договору оформляється наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу про зарахування працівника на роботу. Трудовий договір вважається укладеним і тоді, коли наказу чи розпорядження не було видано, але працівника фактично було допущено до роботи. Особі, запрошеній на роботу в порядку переведення з іншого підприємства, установи, організації за погодженням між керівниками підприємств, установ, організацій, не може бути відмовлено в укладенні трудового договору. Забороняється укладення трудового договору з громадянином, якому за медичним висновком запропонована робота протипоказана за станом здоров'я. У разі укладення трудового договору між працівником і фізичною особою фізична особа повинна у тижневий строк з моменту фактичного допущення працівника до роботи зареєструвати укладений у письмовій формі трудовий договір у державній службі зайнятості за місцем свого проживання у порядку, визначеному Міністерством праці та соціальної політики України. При укладенні трудового договору забороняється вимагати від осіб, які влаштовуються на роботу, відомості про їх партійну і національну приналежність, походження, прописку та документи, подання яких не передбачено законодавством. Власник вправі запроваджувати обмеження щодо спільної роботи на одному і тому ж підприємстві, в установі, організації осіб, які є близькими родичами чи свояками (батьки, подружжя, брати, сестри, діти, а також батьки, брати, сестри і діти подружжя), якщо у зв'язку з виконанням трудових обов'язків вони безпосередньо підпорядковані або підконтрольні один одному. На підприємствах, в установах, організаціях державної форми власності порядок запровадження таких обмежень встановлюється законодавством.
При укладенні трудового договору може бути обумовлене угодою сторін випробування з метою перевірки відповідності працівника роботі, яка йому доручається. Умова про випробування повинна бути обумовлена в наказі (розпорядженні) про прийняття на роботу. В період випробування на працівників поширюється законодавство про працю. Випробування не встановлюється при прийнятті на роботу: осіб, які не досягли вісімнадцяти років; молодих робітників після закінчення професійних навчальних закладів; молодих спеціалістів після закінчення вищих навчальних закладів; осіб, звільнених у запас з військової чи альтернативної (невійськової) служби; інвалідів, направлених на роботу відповідно до рекомендації медико-соціальної експертизи. Випробування не встановлюється також при прийнятті на роботу в іншу місцевість і при переведенні на роботу на інше підприємство, в установу, організацію, а також в інших випадках, якщо це передбачено законодавством.
Строк випробування при прийнятті на роботу, якщо інше не встановлено законодавством України, не може перевищувати трьох місяців, а в окремих випадках, за погодженням з відповідним виборним органом первинної профспілкової організації, — шести місяців. Строк випробування при прийнятті на роботу робітників не може перевищувати одного місяця. Якщо працівник в період випробування був відсутній на роботі у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю або з інших поважних причин, строк випробування може бути продовжено на відповідну кількість днів, протягом яких він був відсутній. Коли строк випробування закінчився, а працівник продовжує працювати, то він вважається таким, що витримав випробування, і наступне розірвання трудового договору допускається лише на загальних підставах. Якщо протягом строку випробування встановлено невідповідність працівника роботі, на яку його прийнято, власник або уповноважений ним орган протягом цього строку вправі розірвати трудовий договір. Розірвання трудового договору з цих підстав може бути оскаржене працівником в порядку, встановленому для розгляду трудових спорів у питаннях звільнення.
До початку роботи за укладеним трудовим договором власник або уповноважений ним орган зобов'язаний:
роз'яснити працівникові його права і обов'язки та проінформувати під розписку про умови праці, наявність на робочому місці, де він буде працювати, небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров'я, його права на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до чинного законодавства і колективного договору;
ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку та колективним договором;
визначити працівникові робоче місце, забезпечити його необхідними для роботи засобами;
проінструктувати працівника з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці та протипожежної охорони.
Контрактна форма трудового договору Особливою формою трудового договору є контракт, сфера застосування якого визначається нормативно-правовими актами України. Відповідно до Кодексу законів про працю України контракт є особливою формою трудового договору, в якому строк його дії, права, обов'язки і відповідальність сторін (у тому числі матеріальна), умови матеріального забезпечення та організації праці працівника, умови розірвання договору можуть встановлюватися угодою сторін. Прийняття на роботу працівників шляхом укладення з ними контракту власником або уповноваженим ним органом, громадянином (надалі — роботодавець) може здійснюватись у випадках, прямо передбачених законами. Контракт, як особлива форма трудового договору, повинен спрямовуватися на забезпечення умов для проявлення ініціативності та самостійності працівника, враховуючи його індивідуальні здібності й професійні навички, підвищення взаємної відповідальності сторін, правову і соціальну захищеність працівника.
Роботодавець зобов'язаний забезпечувати конфіденційність умов контракту. Особи, які за своїми службовими обов'язками мають доступ до інформації, зафіксованої в контракті, не вправі її розголошувати. Вимоги конфіденційності не поширюються на умови контракту, що регулюються чинним законодавством, та по відношенню до органів, які здійснюють контроль за їх додержанням. Контракт укладається у письмовій формі і підписується роботодавцем та працівником, якого приймають (наймають) на роботу за контрактом.
Контракт оформляється у двох примірниках, що мають однакову юридичну силу і зберігаються у кожної зі сторін контракту. За згодою працівника копію укладеного з ним контракту може бути передано профспілковому чи іншому органу, уповноваженому працівником представляти його інтереси, для здійснення контролю за додержанням умов контракту. Контракт набуває чинності з моменту його підписання або з дати, визначеної сторонами у контракті, і може бути змінений за згодою сторін, складеною у письмовій формі. Він є підставою для видання наказу (розпорядження) про прийняття працівника на роботу з дня, встановленого у контракті за згодою сторін.
У контракті передбачаються:
обсяги пропонованої роботи та вимоги до якості і строків її виконання;
строк дії контракту, права, обов'язки та взаємна відповідальність сторін;
умови оплати й організації праці;
підстави припинення та розірвання контракту;
соціально-побутові та інші умови, необхідні для виконання взятих на себе сторонами зобов'язань, з урахуванням специфіки роботи, професійних особливостей та фінансових можливостей підприємства, установи, організації чи роботодавця.
Трудова функція — це робота, про виконання якої домовилися працівник і власник. Сторони трудового договору самостійно встановлюють той обсяг робіт, який виконуватиме працівник, у тому числі й за кількома спеціальностями і посадами. Додатковими умовами при укладенні трудового договору, які залежать від волі сторін, можуть бути умови про встановлення випробування, неповного робочого часу, про соціально-побутові умови тощо. Умови трудового договору, що погіршують становище працівника порівняно з законодавством про працю, недійсні (ст. 9 КЗпП України). Відповідно до ст. 21 цього Кодексу працівник має право реалізувати свої здібності до продуктивної і творчої праці шляхом укладення трудового договору як на одному, так і водночас на кількох підприємствах, в установах і організаціях (якщо інше не передбачене законодавством, колективним договором чи угодою сторін), тобто за сумісництвом. Праця за сумісництвом регулюється постановою Кабінету Міністрів України «Про роботу за сумісництвом працівників державних підприємств, установ і організацій», Положенням про умови роботи за сумісництвом працівників державних підприємств, установ, організацій", затвердженим 28.06.1993 р. наказом Міністерства праці та соціальної політики України, Міністерства юстиції України, Міністерства фінансів України.